Comment bien choisir ses outils
La crise du Covid19 a bouleversé nos modes de fonctionnement personnels, mais également dans le milieu professionnel. Les entreprises doivent tant bien que mal adapter leurs systèmes, process et infrastructures technologiques en un temps record afin d’assurer la continuité du business avec une quasi-totalité des collaborateurs en télétravail.
Dans ce contexte, la gestion des projets et des équipes est une activité qui requiert une profonde transformation, indispensable sur le court terme, mais qui va également s’avérer bénéfique à plus long terme.
La problématique
• Réunions de travail, de planification, de pilotage de projet,
• Réunions de suivi d’objectifs individuels et d’équipes,
• Accès rapide au partage d’information par la proximité ou via des documents physiques,
• Cohésion d’équipe par le relationnel,
• Motivation et émulation collectives,
• Responsabilisation par l’appartenance à une équipe visant les mêmes objectifs,
• Espaces de paroles et d’échanges informels (pauses café, lunch…)
Les solutions du marché
Se tourner vers le digital pour relever ce défi est légitime, et le marché foisonne de nouvelles solutions dans les domaines de la gestion du travail en équipe.
Mais que ressentent les entreprises face à ce foisonnement ?
- Vaut-il mieux choisir des solutions pointues de différents fournisseurs répondant à chaque fois à un besoin particulier, ou prendre une suite intégrée ?
- Les solutions cloud sont attirantes, mais qu’en est-il de l’intégration avec les applications et systèmes existants, de la sécurité ou encore de la liberté à terme de changer de fournisseurs ?
- Les solutions clés en mains présentent un gros avantage dans la simplification de la mise en œuvre, mais offrent-elles suffisamment de flexibilité pour s’adapter aux processus de l’entreprise et en préserver les spécificités ?
Répondre à ces questions est essentiel afin d’éviter de choisir des solutions inadaptées pénalisant l’entreprise sur le moyen et le long terme.
Les points d'attention
Pour choisir l’outil qui convient au mieux, il est donc important de se recentrer sur les besoins fonctionnels et tenir également compte de la taille et de l’activité de l’entreprise, ainsi que de la complexité des projets.
- Un module de gestion des tâches incluant notamment la gestion simultanée de projets multiples, la planification et le monitoring,
- Un module de workflow pour l’automatisation de certaines tâches et la gestion des demandes de modifications,
- Un module de gestion des utilisateurs pour que chacun ait accès aux fonctionnalités et données relatives à sa propre fonction,
- La gestion du temps et des disponibilités,
- Un module de reporting offrant différentes vues sur la situation actuelle mais également sur l’historique du projet et des activités,
- Un module de collaboration permettant aux membres de l’équipe et au management de communiquer en temps réel,
- La possibilité d’importer et exporter des données dans le système
- D’autres considérations plus techniques et organisationnelles comme l’interface utilisateurs, l’intégration avec les outils existants, la flexibilité d’adaptation aux spécificités de l’entreprise, le niveau de support et le mode le licences.
Comment Altimum va vous aider
Parce qu’il est difficile de choisir l’outil adéquat parmi les dizaines de solutions accessibles sur le marché, vous allez être accompagné par un spécialiste pour :
- analyser la façon dont vous gérez actuellement vos équipes et vos projets afin d’en vérifier l’efficacité et déceler les points d’amélioration,
- élaborer les processus et cas d’usages qui devront former la charpente de votre gestion d’équipe à l’avenir pour plus de productivité
- sur base d’une méthode et d’un outil permettant d’aligner besoins et fonctionnalités, vous guider dans le choix de la solution qui correspondra au mieux à vos besoins d’évolutions actuels et à venir pour optimiser vos investissements.
- vous accompagner lors de la mise en place de la solution et de son utilisation pour un démarrage rapide et créer votre autonomie.